أين ذهب يومك؟ دليل المؤسس لإجراء تدقيق حقيقي للوقت

الألم والوعي

بدأت عملك لتنمو، لا لملاحقة المهام.

ولكن إن كنت مثل أغلب المؤسسين، فأيامك تمتلئ بـ “مهام من خمس دقائق” تسرق الساعات بصمت. رسائل البريد، متابعات الموردين، الموافقات، وفوضى الواتساب. وفجأة تصبح الساعة السابعة مساءً، وما زال العمل الاستراتيجي بلا لمس.

الحقيقة هي: لا يمكنك تفويض ما لا تراه.

وهنا يأتي دور تدقيق الوقت. انه تمرين بسيط لكنه كاشف، يجب على كل مؤسس القيام به قبل التوظيف، او التوسع، او التفويض.

الخطوة ١: تتبع كل شيء، نصف ساعة في كل مرة

لمدة اسبوع (او ثلاثة ايام على الاقل)، دوّن بدقة كيف تقضي كل ٣٠ دقيقة.

استخدم ورقة، او Notion، او Google Sheets، وسجل كل شيء:

• رسائل البريد، المكالمات، الاجتماعات

• المهام الادارية

• العمل المتعلق بالعملاء

• ادارة الفريق

• الاستراتيجية والنمو

وفي نهاية الاسبوع، ستكتشف ما يكتشفه اغلب المؤسسين: كمية صادمة من الوقت تضيع في اعمال منخفضة القيمة.

او يمكنك تجربة ورقة تتبع الوقت الرقمية من حيّاك!

لقطة شاشة لورقة الوقت الرقمية من حيّاك توضّح كيف تعمل والنتائج التي تقدمها

الخطوة ٢: صنّف عملك الى مهام عالية المستوى ومنخفضة المستوى

الآن وبعد أن أصبحت ترى يومك بوضوح، قسّم كل مهمة الى مجموعتين.

مهام عالية المستوى

التفكير الاستراتيجي، التخطيط للنمو، بناء العلاقات، وقرارات المنتج.

هذه هي ”لحظات المدير التنفيذي“، حيث تصنع خبرتك أكبر قيمة.

مهام منخفضة المستوى

الرد على الرسائل، الجدولة، إدخال البيانات، متابعة الفواتير، وتنسيق الموردين.

هذه مهام تشغيلية، متكررة، ويمكن تفويضها الى مساعد عن بُعد مدرّب.

هذا التمرين يكشف سقف التفويض لديك، النقطة التي يصبح عندها القيام بكل شيء بنفسك عائقاً للنمو.

الخطوة ٣: استعد وقتك من خلال التفويض الذكي

بعد أن تحدد المهام منخفضة القيمة التي تستنزف وقتك، أنشئ عمودين.

احتفظ: المهام التي تحتاج صوتك أو قرارك فعلاً.

فوّض: المهام التي تستنزف تركيزك ولا تنمّي العمل.

هنا يتدخل نظام التفويض المُدار من حيّاك.

نعيّن لك مساعداً عن بُعد محترفاً ومتقناً للغتين من الفريق يتولى عملياتك اليومية بشكل ثابت وموثوق.

هذا يسمح لك بالانتقال من إطفاء الحرائق الى التخطيط للمستقبل..

الخطوة ٤: فكّر. ماذا ستفعل لو حصلت على ١٠ ساعات إضافية في الأسبوع؟

عندما يكمل المؤسسون أول تدقيق للوقت، يجدون غالباً بين ٨ الى ١٢ ساعة في الأسبوع يمكنهم استعادتها. هذا يوم عمل كامل. وقت يمكنك استخدامه للتخطيط، أو البناء، أو الراحة، أو للقيادة بشكل أفضل.

انت لا تحتاج الى العمل أكثر. انت تحتاج فقط الى رؤية أين يذهب وقتك والتحكم به.

الخطوة ٥: استعد السيطرة على وقتك

بعد أن ترى الصورة كاملة، قرر أي المهام يجب أن تتوقف عن القيام بها وأيها يمكن تفويضها. ركّز طاقتك على العمل الذي يقود النمو، ودع ما يبقيك عالقاً في الروتين اليومي.

الخطوة التالية بسيطة: ابحث عن شريك موثوق يساعدك في إدارة الباقي حتى يخدم وقتك استراتيجيتك، لا صندوق بريدك.

نحن نستطيع مساعدتك على التفويض بذكاء والتركيز على النمو.

دعنا نساعدك في العثور على ساعاتك المفقودة وإعادتها الى استراتيجيتك.